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AGAPE
Mode opératoire
Quel que soit le marché (alimentaire ou non) le processus d’achats du groupement s’articule en six phases.
- Réunion préparatoire, début avril, dans laquelle sont conviés gestionnaires, personnels techniques (cuisinier, magasinier…) ; en somme tous les adhérents du groupement.
Cette réunion a double objectif :
Faire un bilan sur les marchés en cours (économique, juridique et financier)
Préparer et lancer de nouveaux marchés (proposition ou suppression de produits, constitution de lots, choix de critères d’attribution, durée de marchés…)
En outre, la réunion préparatoire constitue un moment privilégié d’échanges, de dialogues très constructifs pour la vie du groupement. - Elaboration du DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) entre mai et début juillet et recensement des besoins des adhérents.
Au cours de cette phase, recherche des informations complémentaires (réglementation, normes en vigueur, indices INSEE …) pour réajuster les cahiers des charges. Ces recherches peuvent être complétées, parfois, par des échanges avec des spécialistes. - Fin août : publication des marchés aux JO et JOUE (Journal Officiel de l’Union Européenne) car ces marchés dépassent le seuil européen (il est de 200 000 € actuellement).
- Fin Octobre : Commission d’ouverture de plis : il s’agit de vérifier la recevabilité des candidatures. A l’issue de cette réunion, le groupement prépare la commission technique.
- Courant novembre : une commission technique est généralement prévue dans laquelle les personnels techniques (cuisinier, magasinier ou non …) suivant les marchés notent les produits au vu des tests réalisés sur les échantillons et fiches techniques de produits fournis par les soumissionnaires.
Parallèlement à cette commission, une analyse financière des offres est effectuée afin d’élaborer des tableaux comparatifs.
Ces deux études ont pour objectif d’éclairer la commission d’attribution. - Fin novembre ou début décembre : commission d’attribution des marchés.
La combinaison des critères, arrêtés lors de la réunion préparatoire et décrits au règlement de la consultation, détermine le classement des soumissionnaires.